Организация сменно-суточного планирования работы автомобилей

Сменно-суточный план перевозок составляется на основании заявок, которые заказчики транспорта обязаны представлять в письменном виде или по телефону не позднее накануне дня перевозок до 14 часов. Время окончания приема заявок регламентировано «Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом» и может корректироваться по согласованию между перевозчиком и заказчиком [1, с. 141].

Принимаемые заявки нумеруются и регистрируются в специальном журнале.

Форма заявки определена «Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом» (приложением к Типовому годовому договору на перевозку грузов автомобильным транспортом).

Заявка должна содержать:

наименование и адрес клиента, а также должность, фамилия, имя, отчество и номер телефона лица, ответственного за использование выделяемых автомобилей;

наименование и масса груза, маршрут перевозки (откуда - куда) и кому доставить груз, расстояние перевозки;

предварительный расчет стоимости перевозки и сведения о том, как произведена предварительная оплата (платежным поручением, в порядке плановых платежей и т.д.);

дополнительные условия содержат порядок сопровождения, приемки и сдачи груза и наименования погрузочных механизмов.

В конце заявки указывается должностное лицо, ответственное за заявку и кто принял заявку.

Заявка подается при наличии годового договора. В случае разового заказа на перевозку в нем дополнительно надо указать:

банковские и почтовые реквизиты;

состояние подъездных путей и время отгрузки груза.

Такой порядок подачи заявки регламентируется «Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом». При установившихся связях и по согласованию между автотранспортным предприятием и заказчиком содержание заявки может быть упрощено, однако надо иметь в виду, что более полная и точная заявка в известной мере гарантирует отсутствие срывов в выполнении перевозок.

Нередко срывы в выполнении перевозки возникают из-за того, что работники службы организации перевозок и водитель не располагали точной информацией об адресе клиента или не имели нужной контактной информации. Поэтому всегда следует указывать адрес пункта приема товара в заявке на доставку товара клиенту, поскольку отсутствие или неточность этой информации может привести к значительным издержкам на использование автотранспорта. Также целесообразно размещение в заявке на доставку контактной информации о представителе клиента (номер телефона и т.д.), которому сдается товар, поскольку это позволит работникам службы доставки и водителям быстро связаться с клиентом для решения возникших проблем. транспорт поставка товар перевозка

Имеется опыт сменно-суточного планирования перевозок на основании недельно-суточных графиков основного производства у заказчика транспорта. При таком порядке ежедневные заявки не требуются. Составляется сводный график централизованных перевозок грузов на неделю с разбивкой по суткам и сменам, в который включаются наиболее важные для заказчика перевозки. Для строительных организаций, например, это обеспечение пусковых работ или работ по открытию фронта работы субподрядных организаций [1, с. 145].

При приёме заявки проверяется ее правильность и достоверность указанных в ней сведений. Особо следует обратить внимание на наиболее важные аспекты:

готовность груза к перевозке;

наличие и исправность погрузочно-разгрузочных механизмов;

удовлетворительное состояние подъездных путей.

Несоблюдение именно этих условий чаще всего бывает причиной невыполнения перевозки заявленного груза. Для проверки производится непосредственно выезд на место, либо указанные обстоятельства уточняются по телефону.

Важным является указание в заявке требуемого времени доставки груза. Нередко время доставки задается в узких границах (например, до 11:00), хотя по объективным условиям перевозки возможно выполнение перевозки в более широком временном диапазоне или даже в течение всего рабочего дня. В такой ситуации служба организации перевозок будет планировать работу транспорта, исходя из неоправданно жестких ограничений, а общие затраты на доставку могут возрасти из-за неполного использования грузоподъемности автомобилей и сокращения времени использования транспорта в течение смены.

Для повышения достоверности указанного в заявке времени доставки товара клиенту, сотрудники отдела доставки могут уточнить у грузополучателя и согласовать с ним по телефону или другим средствам связи целесообразное время прибытия автомобиля с товаром. Можно организовать натурное обследование постоянных точек, в которые производится доставка товара, и провести переговоры с представителями клиентов. Во всех случаях полезно запросить подтверждение у менеджера, представившего заявку на доставку, указанного им времени прибытия автомобиля к клиенту. Целесообразно установление ответственности менеджеров, составляющих заявки, за достоверность представленных в них сведений.